הנהלת חשבונות, חשבות שכר

בשנה האחרונה, במהלך ניהול פורום מנהלי חשבונות באתר "אקונומיסט", הופתעתי לראות מספר רב של פניות מאנשים שמתקשים להשתלב בתחום ניהול החשבונות. כאשר חלקם למדו בקורסים שונים בתחום הכספים וחלקם עבדו בעבר כמנהלי חשבונות. 

היום, למרות העובדה שיש ביקוש רב במקצוע הנהלת החשבונות, מתקשים אנשים לקבל את הניסיון המעשי וההתחלתי בתחום, למצוא מקום עבודה חדש ולהתקדם לתפקיד בכיר יותר.

מנהלי חשבונות שעובדים במקצוע מעידים על קושי אמיתי לעבוד תחת לחץ ולהספיק לבצע את כל המטלות בזמן.

ברור לגמרי שאם מדברים על התפתחות הקריירה של מנהל חשבונות, למעשה מדובר בתהליך שמתחיל במחשבה על לימודי הנהלת חשבונות, עם הרבה שאלות מסוג – "איפה ללמוד?", "האם כדאי לי?", "האם אוכל למצוא עבודה?" "אולי זה לא מתאים לי.." . השלב השני בתהליך מגיע מייד עם סיום קורס הנהלת חשבונות ועד להשתלבות בעבודה וקבלת הניסיון המעשי הראשון.

השלב הבא בתהליך ממשיך ברכישת מיומנויות וידע מקצועי, השתלמויות ובהתקדמות לתפקיד מהותי בארגון, הכולל תחומי אחריות רבים, שכר מכובד ותנאים לא רעים.

הבעיה היא כי לא תמיד השלבים הללו מספיקים לבניית קריירה מוצלחת באמת. לעיתים קרובות, אנשים משכילים, בעלי ידע מקצועי רחב בתחום, נכשלים בהשתלבות בתחום ניהול החשבונות ובצמיחה המקצועית שלהם כאשר הם מרגישים "תקועים".

כנראה קיימות הרבה סיבות שונות לכך. אך לדעתי, אחת הסיבות לקושי זה משום שהיום, יותר מתמיד, הדרישות לעובד גבוהות וקפדניות במיוחד. המושג "מהירות" הפך להיות מילת המפתח בעסקים ובמציאות של השנים האחרונות.

אפשר לסכם את זה במשפט "או שאתה מהיר, או שאתה לא קיים". הקצב המטורף של העבודה (ובנוסף לכך של החיים) הופך את המציאות שלנו, מנהלי החשבונות, למרדף מתמיד. מהגעה למשרד בשעות המוקדמות של הבוקר (אחרי אין סוף פקקים בדרך..), שיחת טלפון מהפקידה של הבנק שבדרך כלל מתחילה במשפט "השיק ממר כהן שהופקד אתמול הוחזר ועקב כך יש חריגה בחשבון", הודעה על שינוי אחוז המע"מ (וכל היוצא מזה – שינויים פנימיים במערכת, הערכות מתאימה לשינוי וכו'), בקשה דחופה של מנהל המכירות למסור לו נתונים של עלות מוצר לתקופה מסוימת (וזה חייב להיות עכשיו, כי זה דחוף ביותר), קבלת מכתב המודיע לגבי המועד לביקורת ניכויים הקרובה,  הדו"ח שצריך למסור לאחד המנהלים לישיבת הנהלה בעוד כשעתיים.... ועוד משימות רבות ומרובות. כך, בדרך כלל, נראה היום השגרתי של מנהל חשבונות. אין ספק, שרק אנשים חסינים ועמידים יכולים לעמוד בלחץ ובקצב המהיר של העבודה.

רמת התחרות בשוק היא גבוהה וכדי לזכות בקריירה מוצלחת לפעמים הניסיון והידע כבר לא מספיקים, כאשר יש צורך ביותר משאבים פנימיים, באישיות ותכונות האופי המתאימות. לכן רבים ממנהלי משאבי אנוש מתעניינים היום דווקא בתכונות האישיות והפוטנציאל של המעומדים. כאשר לעיתים זה כלל לא קשור לידע המקצועי.

אז אילו איכויות ותכונות אופי חייבות ללוות את מנהל החשבונות המודרני על מנת שיבוא עם יתרון יחסי מול מועמדים אחרים לתפקיד, להיות מבוקש בשוק העבודה, לעמוד בלחץ של קצב העבודה בעסקים מודרניים ולהישאר באיזון מבחינה רגשית ואנרגטית?

חקרתי רבות את תחום מקצוע מנהל החשבונות בישראל ובעקבות כך בניתי מודל אשר משקף את האיכויות המקצועיות והאישיות של מנהל החשבונות המודרני.

אדגיש לפני הכל, שיש חשיבות רבה לרצון אמיתי לעסוק בכל התחום של המספרים, לרצון לעבוד כמנהל חשבונות ולשאיפה להתקדם ולצמוח.

1. ידע מקצועי – שילוב של ידע, מהות ותוכן של ניהול חשבונות, בעיקר כללים של ניהול חשבונות, היבטים הקשורים לחוקה ומיסוי וכו'. אפשר להגדיר את הפרק הזה כטכני לחלוטין, מין כלי עבודה .

חלק זה ב"גלגל" נלמד בקורסים מקצועיים ובהשתלמויות. בנוסף, ידע מקצועי כולל יכולת עבודה במערכות תוכנה מתקדמות של ניהול חשבונות. כיום, בעולם הדינאמי, ברור לכולנו שיש התפתחות מתמדת בצרכים של העסקים, כך שלמעשה גם מערכות לניהול חשבונות מתפתחות כל הזמן, יש שינויים וחידושים, תוספות, שדרוגים. כדאי להיות מעודכנים וערים לכך.

2. יושר ואחריות - מכיוון שלמנהל חשבונות יש נגיעה להרבה מידע (ולא רק פיננסי) רגיש בארגון, חשיבות של יושר אישי ואמינות מדורגת כ"החשובה ביותר".

3. יכולת ניהול זמן –הכוונה לא רק לניהול הפעילות שלנו, אלא לשינוי החשיבה. זה לא רק "איך להספיק יותר", איך לעשות את זה "חכם יותר". זה בעיקר ההבנה מה חשוב לנו ואיך לחלק את הזמן, כלומר היכולת להפריד בין עיקר וטפל הכולל תעדוף משימות. אילו משימות יקדמו את התפתחות הקריירה שלנו? כיצד "לשחות" בכמות העצומה של המשימות, מה כדאי לשים בעדיפות העליונה ולהקדיש לזה זמן? איך לנהל את המשימות כך שלא נהיה בפיגור מתמיד או בלחץ "איך אני מספיק להגיש את הדיווח בזמן". כולנו רוצים להקדיש יותר זמן למשפחה שלנו וגם לעצמנו. כולנו רוצים להגיע לאיזון בין הקריירה לבין החיים האישיים שלנו. יכולת ניהול זמן זה משאב חשוב מאוד בעבודה של מנהל החשבונות.

4. סדר, יסודיות ודיוק - יש מיתוס שמנהל חשבונות מצליח חייב להיות בקשר "חברי" מאוד עם  מתמטיקה. בפועל- יש לזה חשיבות, אך אין זה מספיק. הרבה יותר חשוב להיות מסודר בעבודה, לדייק בפרטים (על כל טעות קטנה משלמים מחירים כבדים), להיות יסודי בעבודה ולשים לב על הפרטים הקטנים, להיות עקבי, לעבוד בשיטתיות. כאשר טעות קטנה אחת יכולה להביא לדיווח שגוי, לפיכך נדרש מנהל חשבונות לעשות בדיקה עצמית לא פעם ולא פעמיים. דיווחים שגויים לרשויות יכולים להביא לאי-נעימות מיותרת, לקנסות ובהתאם לכך גם לעלויות נוספות לבעלי העסק.

5. אסרטיביות - למנהל חשבונות מקצועי ומיומן יש דעה בנושאים שונים בתחום הכספים. לא תמיד יש הסכמות על כל נושא (עם הממונים, עובדי הצוות, הנהלה וכו'). אך חשוב להשמיע את הדעה, ליזום שיחות בנושאים שונים ורלוונטיים וכך למעשה להשפיע על המהלכים השונים בארגון.

6. יכולת לקבל החלטות- לא תמיד למנהל הארגון יש את הכלים והידע הפיננסי המתאימים. לעיתים עומד מנהל חשבונות בפני מציאות לא פשוטה ונדרש לקבל החלטות. להחלטות כידוע יש השפעה רבה בארגון.

7. עמידה בלחץ– זה אחד האתגרים בעבודה היום-יומית של מנהל חשבונות. למעשה מדובר ביכולת של ניהול המתחים שלנו בעבודה. עבודה של מנהל חשבונות מלווה בהמון מתחים כולל חשיפה למידע חדש בכמויות עצומות באופן יום יומי, שינויים בחקיקה שבאים בתדירות גבוהה בשנים האחרונות, אינטראקציה בתוך החברה, ביקורות ובדיקות של גורמי חוץ ופנים, ריבוי המשימות ודחיפותם, תקופות הלחץ "הטבעיות" של מנהל חשבונות– 15 לחודש (דיווחים למוסדות), סוף שנה, סוף רבעון וכו'.

בזמן אחרון, נוכח קיצוץ בתקציבים של ארגונים שונים במשק, ניתן לראות את הקיצוץ בכוח -האדם ואת הקושי בביצוע משימות ובאי עמידה בלו"ז הנוקשה.

מיותר לציין שכל זה גורם ללחצים ומתחים בעבודה של מנהל החשבונות. אני בטוחה שלא ניתן להימנע מלחצים בעבודה שלנו, אך כן ניתן ללמוד לנהל אותם!

8. כישורי תקשורת – לא פעם שמעתי דעה "קדומה" שמנהל חשבונות זה אדם "יבש ומופנם עם משקפיים" שרואה  מסביבו אך ורק את המספרים, אך אין זה מדויק מכיוון שעבודתו של מנהל חשבונות דורשת יכולת ריכוז גבוהה, אחראיות רבה והתמקדות בנושאים רבים כאשר מיומנויות תקשורת מהווים את אחד הכישורים החשובים ביותר בעבודתו הכוללת לרוב גישה לכלל העובדים בארגון (כולל אנשי מכירות ושיווק, מחלקת תפעול ופיתוח וכמובן לעובדי ההנהלה). 

כמו כן מנהל החשבונות נמצא בקשר שוטף מול גורמי חוץ כגון: מוסדות, בנקים, ספקים ולקוחות. כאשר תהליך בניית מערכת יחסים הרמונית הכוללת אמון הדדי, יכולה להיות קשה ולקחת לא מעט זמן.

מיומנות תקשורת אפקטיבית משמעותה לתפוס הן את התוכן של המילים והן את המשמעות "בין השורות", את היכולת לדבר בשפה של ההיגיון ושל הרגש. קודם להקשיב ולאחר מכן להשמיע את מה שיש לנו להגיד. 

בארגונים גדולים יש מחלקה של מנהלי חשבונות ולעבודה בצוות ולשיתוף פעולה יש חשיבות רבה. לפיכך, נדרשת יכולת בין-אישית גבוהה, כושר ביטוי, יכולת הקשבה, גמישות ולויאליות.

שמונה חלקים בגלגל מהווים למעשה את האיזון המקצועי של מנהל חשבונות. תוכלו לבדוק ולבחון את הרמה של כל סקטור בגלגל מבחינה האישית והמקצועית שלכם.

האם יש איזון וכל התכונות מפותחות מספיק ובאותה המידה? האם הגלגל עגול?  עכשיו תנסו להעריך האם נוח לכם "לנסוע" בגלגל כזה? במידה ואתם בתחילת הדרך וחשבתם ללמוד בקורס מנהלי חשבונות, האם  לדעתכם תתאים לכם עבודה כזאת? האם הצלחתם לזהות באיזה מקומות בגלגל מחכה לכם העבודה? האם ניתן לשנות את הקיים? אין ספק, יש עוד הרבה עבודה לעשות. לכל אחד מאיתנו. קיומו של ידע מקצועי מעמיק - זה משהו שפותח לנו את הכניסה לעולם הגדול בקריירה.

מקצועיות גבוהה זהו תנאי הכרחי נוכח הדרישה של השנים האחרונות. משום כך, רובנו מתמקדים בשיפור מתמיד של כישורינו, והערכת הפוטנציאל האישי והמקצועי כל פעם מחדש ברוב תחומי הקריירה ובקריירה של מנהל חשבונות בפרט.