כלכלה, עסקים- פורטל אקונומיסט
 
 
 
 
 
 
חשבונאות, ביקורת, אבטחת מידע

הדפסת צ'קים במשרד - איך עושים את זה?

הדפסת צ'קים במשרד - איך עושים את זה?

 

 

גם בעלי העסקים הקטנים ביותר צריכים לשלם לספקים באופן קבוע. בארץ רוב בתי העסק משתמשים עדיין בצ'קים כאמצעי תשלום, ולפעמים זהו אמצעי התשלום המרכזי. אחרי שכלקוחות התרגלנו לתשלום ב"כסף הפלסטיק" הידוע, הלא הוא כרטיס האשראי, תשלום בצ'קים נדמה לעתים ארכאי ומסורבל. אז איך אפשר להפוך את כל הפרוצדורה הזו לקלה וחסרת מאמץ?

בחיינו הפרטיים אנו מזמינים כמה פנקסי צ'קים אשר מספיקים לנו לזמן ארוך יחסית בכל פעם, והטרחה או המאמץ הכרוכים בכך אינם רבים. אבל בתי עסק מעבירים תחת ידיהם הרבה יותר צ'קים, ולכן הזמנת פנקסים מהבנק יכולה להיות מסובכת ותכופה עבורם, ולעתים גם יקרה. אז אילו אפשרויות עומדות בפניכם להדפסת צ'קים, מלבד הזמנתם דרך הבנק?

יש שתי אפשרויות עיקריות שכדאי לשקול, והן הדפסת צ'קים בבית דפוס, רצוי באמצעות חברה חיצונית המספקת שירותי גרפיקה וכו', או הדפסת צ'קים במשרד.

 מה היתרונות של הדפסת צ'קים באמצעות חברה חיצונית?

  1. עיצוב ומיתוג. חברה זו מספקת בדרך כלל שירותי גרפיקה ועיצוב. אם אין בבית העסק שלכם אגף (או אדם) שאחראי לגרפיקה, כדאי להסתייע בחברה שכזו. צ'קים הנושאים לוגו של החברה משדרים גודל ועוצמה ויש להם חלק חשוב במיתוג ובשיווק העסק.
  2. איכות ודיוק. חברות ובתי דפוס המתמחים בפנקסי קבלות, המחאות וכו' יכולים לספק לכם עימוד מדויק והדפסה באיכות גבוהה במיוחד, שלא תמיד מתאפשרת במדפסת ביתית או אפילו במדפסת צ'קים.
  3. בטיחות וסודיות. חברות מיומנות מספקות צ'קים עם כל אמצעי הבטיחות, כמו נייר צ'קים בטחוני ("נייר שביט") ומחויבות לסודיות ולבטיחות. זהו קריטריון חשוב, בעיקר אם אתם כבעלי עסק חוששים מגורמים, פנימיים דווקא, שעלולים לעשות שימוש לרעה בצ'קים המודפסים במשרד.

את כל היתרונות הנ"ל אפשר להשיג גם בהדפסת צ'קים במשרד, אך לעתים זה כרוך במעט השקעה ויצירתיות. היתרון הגדול ביותר של חברה חיצונית הוא שזה מוריד אחריות, עומס וכאב ראש מבית העסק עצמו, ובעיקר ממחלקת הנהלת חשבונות.

אם חשוב לכם לחסוך את העלות של הדפסת צ'קים חיצונית למשרד, או שמסיבות שונות אתם מעוניינים לעשות זאת בתוך בית העסק עצמו – זה לא מסובך. חשוב לציין את אחד היתרונות הגדולים של הדפסת צ'קים במשרד והוא סנכרון עם הנהלת החשבונות. צ'קים שנדפסים במשרד מתעדכנים באופן אוטומטי בתוכנת הנהלת החשבונות של בית העסק, וזה מאפשר מעקב מיידי וקל ביותר אחרי ההוצאות. יתרון בולט נוסף הוא שאפשר להדפיס כל צ'ק בנפרד, בעת התשלום, ואין צורך להחזיק במשרד מלאי של פנקסי צ'קים, המועדים לגניבה.

 

אז איך אפשר להדפיס צ'קים במשרד?

צ'קים ממוחשבים מדפיסים במדפסת לייזר ביתית רגילה, או במדפסת משרדית. אפשר לקנות נייר מיוחד ומאובטח מבית דפוס המתמחה בכך, אך אפשר להדפיס צ'קים גם על נייר רגיל. בשביל ההדפסה הפשוטה ביותר אפשר להשתמש במדפסת ביתית (בעלת מזין מעטפות) ובתוכנת אקסל: חותכים כמה ניירות בגודל של צ'ק, מזינים את כל הפרטים הרלוונטיים לתוכנת אקסל (אפשר גם לקחת כדוגמה צ'ק קיים ולסדר ולעצב את התאים בצורה מדויקת לפיו) ומדפיסים. בדרך כלל יש צורך בכמה הדפסות ניסיון שלאחריהן מכווננים את המיקום עד לתוצאה מדויקת.

אפשר גם לרכוש מדפסת מיוחדת להדפסת צקים על נייר חלק, שאותה אפשר לרכוש בכל מקום שמוכר מדפסות לייזר. ההדפסה על נייר חלק היא יתרון בפני עצמו כמובן – אין צורך בנייר מיוחד מבית דפוס. מדפסות אלה מספקות בדרך כלל תוצאה אסתטית ומוקפדת, ואף אמצעי בטיחות. למשל הן מצפינות את הגופן המגנטי בעת ההדפסה כאמצעי בטיחות, וכך אין אפשרות להדפיס על הצ'ק פרטים נוספים, לשנותו או לזייף אותו לאחר שהודפס. הן מספקות גם אפשרות לשימוש בצבעים בטחוניים, הטבעות לייזר ועוד מיני אמצעי בטיחות למניעת זיופים.

במדפסות הללו כדאי לעבוד עם תוכנת מחשב לניהול צ'קים, אשר מסונכרנת עם תוכנת הנהלת החשבונות של בית העסק. תוכנה זו מאפשרת הזנת פרטים באופן מאובטח, ושמירה של כל מרכיבי הצ'ק (כגון לוגו חברה, פרטי חשבון בנק וכו') כטפסים אלקטרוניים במדפסת עצמה. ההשקעה במדפסת כזו משתלמת כי היא מייעלת את תהליך הנפקת הצ'ק, ואת כל העבודה הנלווית לו מבחינת הנהלת החשבונות.

 

הכי חשוב לזכור שבכל דרך שבה בוחרים להדפיס צ'ק – יש להפקיד את המלאכה בידיים נאמנות, של אדם, אגף או חברה אמינים שאפשר לסמוך עליהם.

בהצלחה!   

 

הדפסשלח לחברהוסף תגובה  הדלק בהZרקור

אודות אקונומיסט

חדשות כלכלה

פורומים כלכלה

מאמרים כלכלה

לינקים נבחרים

מי אנחנו

כלכלה

הנהלת חשבונות

כלכלת משפחה

לימודי שוק ההון

חברי המערכת

שוק ההון

שירותי מחשוב

כלכלה

מחשבונים

פרסמו אצלנו

נדל"ן

דיני מקרקעין

שוק ההון

מידע פיננסי

תקנון האתר

פרסום ומדיה

משכנתא

פנסיה

רוטנברג עו"ד גירושין 

צור קשר

ספורט ובריאות

פנסיה

יזמות

עסקים קטנים

RSS

טכנולוגיה

ייעוץ מס

משכנתאות

פורקס

       
       

חדשות כלכלה, עסקים , שוק ההון, משכנתא אקונומיסט.

דרונט בניית אתרים
© כל הזכויות שמורות לפורטל כלכלה, עסקים אקונומיסט בע"מ.