כלכלה, עסקים- פורטל אקונומיסט
 
 
 
 
 
 
יזמות, ניהול עסקים

סדר במשרד- סדר בחיים?

6/11/2011

הכל עניין של קיטלוג 

למי שלא בדיוק יודע איך להתמודד עם אוסף לא מוגבל של הניירות, הפתרון נמצא במילה "קטגוריות". אני ממליצה לרשום בפתק מספר קטגוריות שיכולות להיות משותפות לקבוצות מסוימות של מסמכים. למשל, "דוחות ספקים", "בעל עסק - פרטי", "ניירת מהבנק", "הזמנות מלקוחות" וכו'. לאחר מכן קונים קלסרים/תיקיות, נותנים להם שמות לפי קטגוריות שבחרנו וכך מתייקים מסמכים. ניתן לבחור שיטת מיון המסמכים – לפי תאריך, לפי א-ב, באנגלית/בעברית, לפי מנות רישום/תנועות חשבונאיות – הכל לפי הצורך של הארגון בו אנו עובדים. הצרכים אגב משתנים– מיון ותיוק מסמכים של משרד הנהלת חשבונות יהיה שונה ממחלקת כספים של חברה פרטית, שמירת מסמכים של חברה ציבורית תהיה שונה מארגון בנקאי וכו'. ככל שנלמד יותר את הצרכים של הארגון, כך נוכל ביתר יעילות לטפל בתיוק הניירת.  

 

סדר עדיפויות  

עריכת סדר עדיפויות חשוב לכל אספקט בחיים, ובכלל זה למנהל החשבונות. אני מרבה להזכיר את הנושא כמעט בכל מאמר שלי בענייני נהלי עבודה, וכאן זו הזדמנות לציין זאת שוב.. ישנם מסמכים בהם נשתמש ברמה היומית וכאלו שנצטרך אותם רק פעם בחודש/רבעון. את הניירת השוטפת כדאי לאחסן בצורה הנגישה ביותר, על מנת שנוכל לשלוף אותה בכל רגע נתון. לעומת זאת, קלסרים המאגדים מסמכים שבהם נעשה שימוש בתדירות נמוכה יותר, ניתן לאחסן באחת הפינות במשרד, אך בצורה כזו שתמיד נדע להגיע אליהם מבלי לבזבז זמן מיותר בחיפושים. כאן כדאי לציין נקודה שנראית אולי שולית לחלוטין, אך תורמת ליעילות העבודה- העמידו את הקלסרים העבים זה לצד וזה ואל תשכיבו אותם. ההעמדה תעזור לקרוא אותם בזריזות והצוואר לא "ייתפס" מכיפופו ל-90 מעלות. 

 

מחזור וחיסול ניירת מיותרת 

במהלך העבודה שלנו מצטברת לא מעט ניירת מיותרת הכוללת: דוחות ישנים, כרטסות, תדפיסים, מעטפות או סתם פתקיות. את כל אלו מומלץ מאוד לא לשמור אם אין בהם צורך אמיתי, משום שהם תופסים מקום מיותר ומגבירים את תחושת האי-סדר. את הניירת המיותרת כדאי ואפילו חובה למחזר על מנת לשמור על הסביבה היקרה שלנו, אך יש לשים לב למסמכים המכילים מידע פרסונלי, נתוני שכר או כל מידע אישי אחר, שאותם חובה לגרוס. 

 

פתרונות ארגונומיים למשרד 

תעשיית המוצרים הארגונומיים למשרד עברה מהפך של ממש בשנים האחרונות, ומציעה פתרונות מעולים ולא יקרים לצרכי המשרד. לפיכך אני ממליצה לעשות סיור בחנויות לציוד משרדי ולהתעדכן בחידושים האחרונים שיעזרו בפעילות השוטפת. כיום ישנם מגוון של כלים יעילים לאכסון ושמירת הניירת, כדוגמת קופסאות קטנות אך בעלות נפח מרשים, מגירות שונות, "ארגוניות" לשולחן ועוד. כדאי לקבל ייעוץ חינמי מהמוכרים או מקולגות שכבר מצוידים בכל מה שצריך. 

 

צבעים זה לא רק לילדים 

מומלץ בחום להשתמש במרקרים בצבעים שונים ולא רק כדי לשפר את מצב הרוח, אלא זה משפיע מאוד על שיטת התיוק. למשל, כל הקטגוריות של שנת 2011 רושמים בירוק ושנת 2012 – בכחול. דבר נוסף, שימוש בצבעים בתיוק מקטין את הסיכויים לטעויות ובלבול בין קטגוריות שונות. 

 

שמירה על סביבת עבודה נעימה 

מחקרים מראים שככל משרד נקי ומסודר יותר, כך העובד מרגיש טוב יותר בסביבת העבודה וביצועיו עולים. לכן, למרות שלעיתים אנו כל כך עסוקים בעבודה ופשוט שוכחים על ניקיון, חשוב להקפיד על הנושא. השקיעו בכך מעט מזמנכם וההשקעה תניב פירות יותר מהר ממה שחשבתם. 

 

שמירת מסמכים הסרוקים  

היום בהרבה ארגונים נהוגה שיטת תיוק ואחסון מסמכים בצורת סריקה. ישנם ארגונים ומשרדים שמבצעים זאת אוטומטית, אך יש כאלו שעדיין מאחסנים מסמכים בשיטות ישנות. הגיע הזמן להתקדם ויפה שעה אחת קודם - ניתן לסרוק חוזי התקשרות, הזמנות ללקוחות ועוד ע"י פתיחת תיקיות רלוונטיות ותיוק של מסמכים סרוקים במחשב. הדבר יחסוך מקום במשרד ויהפוך כל מסמך לנגיש הרבה יותר. מיותר לציין שתיוק מסוג זה מהווה יתרון משמעותי באפשרות להעברה מהירה במייל לגורמים הרלוונטיים . 

 

תזכורות ב - OutLookבמקום פתקיות 

כולנו משתמשים בפתקיות קטנות לרישומים קצרים הנוגעים לאנשי קשר, תזכורות ועוד. אני ממליצה בחום ניהול תזכורות במערכת הדואר "אאוטלוק" ולוותר על שימוש בפתקיות – הן נוטות להיאבד, ואם רשמנו עליהם משהו חשוב או סודי, זה חמור ועלול לגרום לנזקים. למי שמתעקש להישאר עם הפתקיות הקטנות, כדאי לסדר אותן על לוח הודעות לפי סדר הגיוני. 

 

ארגון שולחן העבודה - כהרגל  

בואו נודה בזה – לעיתים אנו באים חדורי מוטיבציה למשרד בעקבות החלטה שקיבלנו יום קודם: "אני אעשה סוף לבלגאן בשולחן העבודה שלי ואסדר את הכל!". אך מה קורה בפועל? בדרך כלל זה מסתיים בכך שאנו מעבירים ניירת ממקום למקום, בחבילות ובערימות ובמקום לעשות סדר אמיתי אנחנו מתפזרים עוד יותר. מומלץ לעשות סדר בניירת בצורה שוטפת ולא לחכות להיווצרות הבלגאן על מנת לסדרו. היתרונות לכך ברורים: ראשית, מנהל החשבונות (או כל עובד אחר) יוכל למצוא בקלות כל מסמך לפי דרישה ובמהירות. בכך הוא יראה כמקצועי ומוערך יותר בקרב אנשי המשרד והנהלה. היישום פשוט: הקדישו רבע שעה בכל סיום יום עבודה לתיוק וארגון סביבת העבודה. כך לא יצטברו ערימות ענק של ניירת ולמחרת נגיע למשרד נעים ומסודר, מבלי לשבור את הראש בשאלה "רגע, איפה שמתי את זה?" 

 

לחץ/י להצטרפות לקהילה הרשמית של מנהלי החשבונות בישראל 

 

הכותבת הנה בעלת ניסיון של מעל 15 שנה בכל תחומי ניהול חשבונות. בוגרת תוכנית של בית ספר למנהיגות וקורס דירקטוריות בחברות ציבוריות. לשעבר סמנכ"ל כספים בחברה ציבורית. יוליה עברה הכשרות רחבות היקף בתחום חשבות שכר, דיני עבודה והנהלת חשבונות. מעבירה הרצאות, הנחיות, יעוץ אישי וקבוצתי למנהלי חשבונות.

 

קרא גם: מנהלת חשבונות - כל מה שצריך בדרך לקריירה מוצלחת

 

תמונה flickr

הדפסשלח לחברהוסף תגובה  הדלק בהZרקור
לכתבות נוספות
איך לפתוח עסק חדש מבלי לקחת סיכון / אלי שביט, 15/02/2012
דעה: הפתרון לתופעת עובדי הקבלן בישראל, 7/11/2011
סדר במשרד- סדר בחיים?, 6/11/2011
הגדרת יעדים זו הטקטיקה, הגדרת מטרות זו האסטרטגיה!, 10/10/2011
מנהל חשבונות? כל מה שצריך בדרך לקריירה מוצלחת, 26/09/2011
עשרת הדברות לניהול הכספים האישיים וטיפים איך להיפטר מהמינוס ולעשות סוף לאובר דראפט, 25/09/2011
תחזית מכירות גם לעסקים קטנים!, 25/09/2011
הדרך אל האושר. מה ההבדל בין אדם מאושר לאדם אומלל?, 20/09/2011
מתנה לחג? תנו לעצמכם מתנה לחיים!, 12/09/2011
מוכר פלאפל או דוקטור לביולוגיה? , 11/09/2011
 Previous Page Next Page  [6-10]...[21-23]

אודות אקונומיסט

חדשות כלכלה

פורומים כלכלה

מאמרים כלכלה

לינקים נבחרים

מי אנחנו

כלכלה

הנהלת חשבונות

כלכלת משפחה

לימודי שוק ההון

חברי המערכת

שוק ההון

שירותי מחשוב

כלכלה

מחשבונים

פרסמו אצלנו

נדל"ן

דיני מקרקעין

שוק ההון

מידע פיננסי

תקנון האתר

פרסום ומדיה

משכנתא

פנסיה

רוטנברג עו"ד גירושין 

צור קשר

ספורט ובריאות

פנסיה

יזמות

עסקים קטנים

RSS

טכנולוגיה

ייעוץ מס

משכנתאות

פורקס

       
       

חדשות כלכלה, עסקים , שוק ההון, משכנתא אקונומיסט.

דרונט בניית אתרים
© כל הזכויות שמורות לפורטל כלכלה, עסקים אקונומיסט בע"מ.