כלכלה, עסקים- פורטל אקונומיסט
 
 
 
 
 
 
יזמות, ניהול עסקים

Outsource - IN!

4/02/2009

מיקור חוץ הפך לשיטה מקובלת בשוק, והוא מאפשר חיסכון מקסימאלי בעלויות תוך שמירה על רמת המקצועיות הגבוהה ביותר.

דור חדש לפתרונות משאבי אנוש ואדמיניסטרציה: בתחומים רבים שיטה זו כבר הפכה ידועה ומקובלת, דוגמת  מיקור חוץ (Outsourcing) של שירותים פיננסים.

כיום, כאשר העולם כולו מתחבר לרשת אחת ענקית בקליק, וניתן לייצר, לשווק ולנהל כל דבר מכל מקום, המבנה הארגוני הריכוזי עובר שינויים מרחיקי לכת. הצורך לשבת תחת קורת גג אחת מקבל פחות ופחות חשיבות, ונגדו עולה חשיבותה של מקצועיות, מיומנות והתמחות, תוך מכוונות למטרה משותפת.

מיקור חוץ בתחום האדמיניסטרציה ומשאבי אנוש הוא פיתרון חדשני שנוצר משילוב של התעוררות צרכים חדשים מחד ופיתוח טכנולוגיות חדשות לשימוש האדמינסטרטור מאידך. לאחר למעלה מ-12 שנות ניסיון בניהול אדמיניסטרציה בתחום ההי-טק, ראיתי כי קיים צורך ייחודי בפיתרון המתאים במיוחד לחברות הסטארט אפ ולחברות קטנות.

הדינאמיות של חברות אלו דורשת מהמנכ"ל למצוא פתרונות שיאפשרו מרחב תמרון כלכלי, היענות ממוקדת לצרכים השונים וגמישות מרבית. שיטה זו מאפשרת למנכ"ל: להתרכז בתפוקה של ספק חיצוני באמצעות קביעה מוגדרת של תקציבים ויעדים לטווח ארוך; להתפנות לעיסוק בבעיות הליבה של החברה הנוגעות לפיתוח מוצר האם, גיוס השקעות והון לחברה; להעסיק עובדים מיומנים ומומחים בתחומם, תוך הימנעות מיצירת יחסי עובד- מעביד. כך, בעוד שהעובד מחויב לרמת השירות ומקבל תמיכה מקצועית ממערך מומחים, חוסך המעביד משאבים יקרים על אחזקת עובד, תנאים סוציאליים והכשרה מקצועית.

שרותי האאוטסורסינג בתחומי משאבי האנוש מהווים בימים כשל היום תחליף אופטימאלי לחברות קטנות ובינוניות לחסכון בעלויות והתייעלות מקצועית. היתרון הבולט לאאוטסורסינג במשאבי אנוש ואדמיניסטרציה בארגון הוא היתרון הכלכלי. 

אין ספק שאאוטסורסינג חוסך את עלויות המעביד ומאפשר לחברה לשלם שכר לספק ויחד עם זאת לחסוך את הוצאות המעביד של פונקציה יקרה כל כך בארגון כ- VP HR. (תנאים סוציאליים, רכוש קבוע, רכב ועוד).

במחשבה מעמיקה יותר, ישנם יתרונות ארגוניים להעסקת ספק חיצוני בתחום רגיש כל כך בארגון כמשאבי אנוש.

אחת הבעיות בתפקיד רגיש זה, הוא היכרות מעמיקה עם מספר עובדים בחברה, כפועל יוצא, בחברות רבות, מנהל משאבי האנוש אינו משמש כדמות נטרלי המייצגת הן את העובדים והן את החברה אלא כדמות המייצגת אחד מן השניים. העסקת עובד חיצוני משפרת את יכולתו של  נושא התפקיד להישאר נטרלי ולשמר את ערכי תפקידו.

לשאלה האם זהו צעד צפוי, אני שמחה להשיב שכן, קיימת התעוררות בנושא ובשבועות האחרונים הוכפלו הפניות ל- TOTAL ADMIN.

החברות אשר מבקשות את השירות הן חברות סטארט אפ בגדלים שונים, אשר אינן זקוקות למנהל משאבי אנוש במשרה מלאה. האפשרויות העומדות בפניהן הן העסקת מנהל במשרה חלקית או העסקת ספק חיצוני.

אני מוצאת יתרון ברור להעסקת ספק חיצוני, על פני העסקת מנהל בחצי משרה,ספק חיצוני עובד עם מספר לקוחות ומביא עמו ניסיון רב ומקיף וכן את החידושים המקצועיים.

מנהל משאבי אנוש המתפקד בחצי משרה בחברה אחת לא יכול לתת מענה במגוון רחב של נושאים מפאת עולמו הצר בחברה אחת קטנה. ספק חיצוני, לעומתו, אשר עובד עם מספר חברות, מביא מניסיונו מול מאות אנשים.

התחום האדמיניסטרטיבי אינו נתפס כתחום ליבה בחברה, ועם זאת, חשיבותו מכרעת בכול הנוגע לאפשור התנאים הנאותים לפעילות המחלקות השונות ולתיאום יעיל ביניהן.

חברות סטארט אפ דורשות אדמיניסטרציה מורכבת, שמשלבת ידע ומיומנויות טכנולוגיות, גמישות ואחריות רבה, יכולת למידה וידיעת שפות. למרות החשיבות הברורה של הכשרה מסודרת, קשה מאד בעולם הדינאמי והמשתנה של סביבת ההיי- טק לקבע נהלים ברורים וכתובים. שינויים בגודל החברה, פיתוחים טכנולוגיים, איתור ספקים עקב שינויי צרכים- כל אלה ועוד, מחייבים הישארות תמידית עם "יד על הדופק" בתחומים רבים, מה שמתאפשר רק לחברה המתמחה בתחומים אלו.

בעיה נוספת בהעסקת עובד אדמיניסטרטיבי, עלולה להתעורר בשל היעדר קביעת יעדים מוגדרים מעת לעת.

המנכ"ל, אשר לרוב נעדר ניסיון אדמיניסטרטיבי, יתקשה בקביעת הצרכים של החברה בתחום זה. הסכנה בכך היא הזנחת תחומים קריטיים, טיפול לקויי, הוצאות מיותרות וחוסר יעילות עקב היעדר סדר עדיפויות מוגדר. בעוד שאנשי R&D זקוקים למרחב וגמישות, עובדים אדמיניסטרטיביים חייבים קו מנחה לעבודתם כנותני שירות, מה שמחייב הגדרה מובנית של פעילותם. המיומנות הרבה, הגמישות בשעות ולמידה מתמדת של תחומים חדשים הנדרשים האדמינסטרטור, מקשים על הגדרת שעות מישרה בתשלום לפי שעה ועל הגדרת תחומי אחריות בחוזה גלובאלי.

השינויים התכופים יכולים ליצור תקופות של עומס לעומת תקופות רגיעה, ותקופות של עיסוק בנושאים הדורשים אחריות רבה, לעומת תקופות של עיסוק במשימות שגרתיות וסטנדרטיות. מעבר לכך, אדמינסטרטור אחראי מתוקף תפקידו על נושאי תשלום ורכש שונים, מה שמצריך ממנו בקיאות ומכוונות לייעול וחיסכון.

מיקור חוץ של שרותי אדמיניסטרציה ומשאבי אנוש מאפשר מענה מלא לקשיים עיקריים אלה ונוספים.

באמצעות הפנייה לגוף המתמחה במתן שרותי אדמיניסטרציה כ- TOTAL ADMIN מושגים מספר יתרונות מכריעים:

עזרה בהגדרת צרכים- מערך אדמיניסטרטיבי קיים בעל ניסיון בתפעול יכול לגשת מיידית לפיתרון הבעיות הקיימות תוך מתן עזרה בהגדרת הצרכים הספציפיים של החברה.

שליטה בהוצאות - החברה יכולה להחליט על מספר שעות או סכום חודשי מראש, מה שמאפשר תכנון תקציבי לטווח ארוך.

הוזלת עלויות- עקב הימנעות מיצירת יחסי עובד מעביד, ההעסקה של האדמינסטרטורית מוזלת.

כמו כן העבודה מול ספקים קבועים בהיקפים גדולים מאפשרת לחברה המתמחה במתן שרותי אדמיניסטרציה לקבל עלויות מוזלות על מוצרים ושירותים שונים. 

בעבודה מול ספקים-  מנהל משאבי אנוש או אדמיניסטראטור העובד בחצי משרה בחברה קטנה, כוחו מול ספקים שונים איננו שווה ערך לזה של ספק חיצוני העובד עם מספר חברות. הראשון מייצג 30-40 עובדים לכל היותר ואילו השני מייצג מאות עובדים.

יעילות מרבית- המנהל האדמיניסטרטיבי שלך עובד בשבילך רק כאשר אתה באמת צריך אותו. הידע והגיבוי המקצועי שהוא מקבל מהחברה המתמחה הופכים את עבודתו ממוקדת ומכוונת יעדים תוך קיצור תהליכים.

מחויבות לשירותיות ונגישות- הצורך המתמיד להוכיח עמידה ביעדים מקבל תפנית עקב מניעת יחסי עובד- מעביד ועבודה על בסיס תחרותי יותר של ספק- לקוח.

מקצוענות בגיוס והכשרה- איתור עובדים איכותיים בהתאם לצרכים המיוחדים של החברה, הכשרה ומתן תמיכה שוטפת בניסוח נהלים, קבלת החלטות ומידע מקצועי.

בטרם מחליטים וחותמים על הסכם שירותי מיקור חוץ יש לשים לב למספר נקודות:

- מומלץ להגדיר טווח שעות או טווח תקציבי על מנת לאפשר גמישות מחד ויעילות מאידך.

- מומלץ להגדיר יעדים מוגדרים ונהלי עבודה מוסכמים, ולרענן אותם מדי תקופה.

- מומלץ לשקול חתימה של הסכם סודיות במקרה של חשיפת מידע רגיש.\

אסכם ואומר שמעבר לאאוטסורסינג בתחום משאבי האנוש והאדמיניסטרציה הנו מעבר מתבקש בתקופה בה השוק נוטה לחסכון.  מאפשר ייעול כלכלי ושדרוג מקצועי, מועיל לעובדים ומאריך את ימי הארגון.
 
חשוב לציין שמיקור החוץ  בתחומי האדמיניסטרציה מהווה פיתרון זמני עד לגדילה מספקת של החברה שהמשכו בתהליך השמת העובדת לתוכה.נושא השמת עובדות אדמיניסטרציה להיי-טק דורש ידע וניסיון מיוחד, עקב ייחודו של המבנה הארגוני, השפה, והמשימות הייחודיות שמאפיינות שוק זה.

על מנת לקבל מענה מקצועי לאיתור עובדת המתאימה לצורכי החברה, מומלץ לפנות לשרותי השמה המתמחים בשוק זה מחברה שיודעת מהי אדמיניסטרציה באמת, ולא רק מה נדרש מהאדמינסטרטורית על הנייר.

קורות החיים והבנת מהות התפקיד אינם מהווים את המשתנים היחידים לחיזוי הצלחתה של עוזרת אישית, פקידת קבלה או מנהלת אדמיניסטרטיבית. מניסיוני למדתי, כי קיימות תכונות אופי וכישורים שהינם הכרחיים להצלחה בתפקיד.

חשוב להדגיש את יכולתה המיוחדת של אדמינסטרטורית בעלת ניסיון לאתר את המועמדת המתאימה.

עבודה אדמיניסטרטיבית דורשת כישורים ואופי מיוחד, שמאפשרים נגישות, תקשורתיות, מולטי טסקינג ואסרטיביות במקשה אחת.

מדובר בשילוב שעל מנת לזהותו- יש צורך באיש מקצועי שבקיא בתחום הלכה למעשה כמחלקת ההשמה של TOTAL ADMIN, המתמחה בהשמות לתחומי האדמיניסטרציה.

הכותבת הנה בוגרת המכללה למנהל המסלול האקדמי במגמת תקשורת וניהול, בעלת תואר MA מטעם אוניברסיטת תל אביב במגמת תקשורת פוליטית. בעלת ניסיון של למעלה מ- 12 שנים בניהול ותפעול אדמיניסטרציה בעולם ההי-טק, יזמת בנשמה ובעלת חברת TOTAL ADMIN, המתמחה במתן שירותי תפעול אדמיניסטרציה בשיטת מיקור החוץ (Outsourcing) לחברות סטארט אפ ושרותי השמה למשרות בתחומי האדמיניסטרציה בחברות הי- טק. www.totaladmin.co.il

הדפסשלח לחברהוסף תגובה  הדלק בהZרקור
לכתבות נוספות
תרבות הבלוגים – שעשוע או עסק ?, 19/02/2009
כיצד תוכל לזהות האם הלקוח או הספק שלך במשבר?, 16/02/2009
להרוויח בזכות החגים: חודש של הזדמנויות עסקיות!, 8/02/2009
Outsource - IN! , 4/02/2009
מיקור חוץ חכם ומחושב , 3/02/2009
שתילי עסקים זעירים לכבוד ט"ו בשבט , 2/02/2009
חשיבות תהליך הגבייה לאור המשבר (חלק ג), 27/01/2009
חשיבות תהליך הגבייה לאור המשבר (חלק ב), 25/01/2009
העסק נקלע לקשיים תזרימיים? מה עושים?, 25/01/2009
חשיבות תהליך הגבייה לאור המשבר (חלק א), 23/01/2009
[1-5]...[6-10]  Previous Page 11 12 13 14 15 Next Page  [16-20]...[21-23]

אודות אקונומיסט

חדשות כלכלה

פורומים כלכלה

מאמרים כלכלה

לינקים נבחרים

מי אנחנו

כלכלה

הנהלת חשבונות

כלכלת משפחה

לימודי שוק ההון

חברי המערכת

שוק ההון

שירותי מחשוב

כלכלה

מחשבונים

פרסמו אצלנו

נדל"ן

דיני מקרקעין

שוק ההון

מידע פיננסי

תקנון האתר

פרסום ומדיה

משכנתא

פנסיה

רוטנברג עו"ד גירושין 

צור קשר

ספורט ובריאות

פנסיה

יזמות

עסקים קטנים

RSS

טכנולוגיה

ייעוץ מס

משכנתאות

פורקס

       
       

חדשות כלכלה, עסקים , שוק ההון, משכנתא אקונומיסט.

דרונט בניית אתרים
© כל הזכויות שמורות לפורטל כלכלה, עסקים אקונומיסט בע"מ.