כלכלה, עסקים- פורטל אקונומיסט
 
 
 
 
 
 
יזמות, ניהול עסקים

ספירת מלאי 2009 – מדריך לבעל העסק

12/11/2009

ספירת מלאי 2009 – מדריך לבעל העסק. כיצד תצמצמו את עצירת המכר ?

חודשי נובמבר-דצמבר המבשרים את סוף שנת הכספים מחייבים כל בעל עסק המנהל מלאי להתארגן לקראת ביצוע ספירות המלאי השנתיות. תהליך ספירת המלאי משבש את פעילות החנות הנמצאת במצב של "קיפאון"  ופוגע ברווחיות.

כיצד תוכלו לבצע ספירת מלאי בצורה היעילה ביותר ? כיצד ניתן לצמצם את השבתת החנות לפרק הזמן המינימאלי ביותר ?

לפי המקובל כיום בשוק ניתן להבחין בין שיטות מיושנות וחדשניות: חלק מבעלי העסקים, בוחרים לבצע  את ספירת המלאי בעצמם בעזרת העובדים הקבועים  ויש הנעזרים בגורמים  מקצועיים המתמחים בספירות מלאי. אחדים מבצעים את הספירה באופן ידני ואילו אחרים משתמשים בטכנולוגיות מתקדמות ובמסופונים ממוחשבים. מחידושי השנה האחרונה  למי שמבקש לבצע את הפעילות בעצמו בצורה יעילה: ניתן להשיג בשוק מסופונים להשכרה.

יש לתת את הדעת לכל מגוון פתרונות התוכנה והחומרה בתחום, שכן הללו יכולים לצמצם באופן משמעותי את השקעת הזמן והמאמץ הדרושים לביצוע ספירת המלאי. 

במאמר זה אתן לכם מספר עצות שימושיות כיצד ניתן לייעל את התהליך ולחסוך כסף.

פרויקט של ספירת מלאי אורך יומיים עד שלושה. עקב שיקולים עסקיים הוא מבוצע לעיתים במקביל לפעילות המכר. אם  בעל העסק מחליט שלא לסגור את החנות, יתכן מצב שסחורה יוצאת ממנה בו בעת שמתבצעת הספירה. הדבר מחייב ביצוע התאמות בשלב מאוחר יותר, דבר המסרבל את התהליך, מייקר אותו ומהווה פתח לטעויות. "בין אם מדובר בעסקי מזון, הלבשה, הנעלה, חנויות נוחות, פארמות, רהיטים או אלקטרוניקה- אין זה נדיר לראות צוות אשר מטפל במכירה בעיצומו של התהליך, גורם נוסף לטעויות ולאי דיוקים." 

השיטה הידנית המיושנת

על פי שיטה זו שהינה 100% ידנית, מתבצעת הספירה ב-2 שלבים: תחילה עוברים הסופרים בחנות ומבצעים רישומים ידניים של מק"ט וכמות. בשלב הבא מוקלדים הנתונים באופן ידני למחשב. שיטה זו מאריכה את זמן הספירה וקיים סיכוי גבוה לטעות בכל אחד מן השלבים.

מסופונים - השיטה הממוחשבת והטכנולוגית

באמצעות המסופון המכיל את קטלוג הפריטים של העסק ושכולל קורא ברקוד, סורק העובד את מספרו הקטלוגי של המוצר ומייד אח"כ הוא מזין בו את הכמות. בדרך זו נמנעות טעויות בזיהוי המק"ט וכמו כן התהליך כולו הופך לפשוט יותר. ראשית מתייעל ומתקצר זמן הקריאה , שכן המסופון "קורא" את המוצר ישירות מן המדף. בנוסף נחסך השלב המייגע  של הקלדת הנתונים למחשב. השיטה הממוחשבת מבצעת זאת באופן אוטומטי. אציין כי השימוש במסופון מאפשר להגביר את הבקרה ולהעלות את רמת הדיוק. לסיכום הטכנולוגיה מבטיחה אמינות בספירה.

אחד המכשירים המומלצים הוא ה- 630HT של חברת Unitech. העיצוב האגרונומי הייחודי שלו הופך אותו למכשיר פשוט וידידותי לעובדים. הצג שלו רחב וקל לקריאה (מכיל 8 שורות). המבנה שלו מתאים להפליא לכף היד, הוא נוח לאחיזה ביד אחת  ומאפשר לשחרר את היד השנייה למשימות הספירה.

השיטה הממוחשבת - אין צורך לקנות. אפשר להשכיר.

רכישת מסופונים לספירה בימים אלו של מיתון מהווה הוצאה מכבידה על העסק. יש המבקשים להתייעל ולבצע ספירת מלאי בצורה ממוחשבת, אך נרתעים מרכישת ציוד יקר שישמש אותם אך ורק לספירה השנתית. הפתרון: קיימים בשוק ספקים אשר משכירים מסופונים לספירה השנתית. מסופונים אלו יודעים להתממשק עם תוכנות ניהול המלאי של העסק.

שירותי ספירת מלאי - השיטה הממוחשבת המלאה

אנו עדים לאחרונה למגמה הולכת וגוברת של ארגונים לרכוש שירותי מיקור חוץ. הם מבקשים להתמקד בפעילות שבה הם מומחים ולהעביר את הטיפול בנושאים אחרים למקצוענים בתחום. טרנד זה לא פסח גם על ספירת המלאי השנתית. הגיעו אלינו פניות של לקוחות אשר ביקשו כי ניקח על עצמנו את מלוא תהליך ספירות המלאי שלהם. לשם כך הקמנו חברת נישה למטרה זו בלבד (נקסט-ליין) . בנינו פתרון ממוחשב מלא. יתרוננו ביכולת לספק דיווחים בזמן אמת, אשר נדרשים במקרים רבים, כגון בעת ביקורת פתע של רואה החשבון, בעת ספירת מוצרים יקרים מאד וכיו"ב.

בחנו את השיטה ומצאנו אותה מעניינת ביותר: מטבע הדברים ספק השירות הינו גורם מקצועי, מיומן וניטרלי. אי לכך  הנהלת החברה יוצאת נשכרת מן התהליך, שכן במסגרת ספירת המלאי היא אף זוכה לקבל תמונה אמיתית ואובייקטיבית המשקפת את מצב העסק. 

ספירת המלאי - ההכנה והתכנון המוקדם

בטרם מתחילה הספירה יש לתכנן את התהליך. יש לבחור באמצעי הספירה מבין כל השיטות שתוארו לעיל. חשוב לקבוע מי הגורמים אשר יבצעו את הספירה (עובדי העסק או גורמי חוץ מיומנים). ישנה חשיבות לקביעת העיתוי המתאים (סוף שבוע לדוגמא).  

רצוי להציג בפני צוות העובדים את אופן ארגון תכולת המלאי בחנות. זאת על מנת לצמצם את האפשרות שייספרו פריטים שאינם חלק מהספירה. כגון:

• פריטים בתהליך קבלה שטרם נכללו בנתוני המחסן הרשמיים

• פריטים בתהליך משלוח שכבר הוסרו מנתוני המחסן הרשמיים

יש לסרוק את כל תכולת המלאי כולל חומרי גלם, עודפים, פריטים שנמצאים בתהליכי עבודה שונים וכמובן מוצרים מוגמרים. פריטים מסוימים אינם צריכים להיות כלולים בספירת המלאי ומומלץ להיוועץ על כך  עם מומחים לנושא.

בשלב ההכנה והתכנון מומלץ לחלק את השטחים בהם נמצאים המוצרים לתתי אזורים. יש לפזר את העובדים המבצעים את ספירת המלאי בין תתי האזורים השונים. רצוי כי הם יחולקו לצוותים קטנים ולא יעבדו ביחידות, זאת כדי למקסם את הדיוק בספירה.

קיימת חשיבות רבה בכתיבת נוהלי עבודה אשר ישמשו את העסק גם בשנים הבאות. במידה ואתם חשים כי חסר לכם הידע תוכלו להסתייע ביועצים המתמחים בנושא. 

במידה ובחרתם בשיטה הטכנולוגית המתקדמת, במסופונים, הקפידו לתדרך את העובדים כיצד להפעילם.

בעת מסירת המכשיר לכל עובד יש להבהיר לו היכן הוא מבצע את ספירת המלאי ואילו יחידות הוא סופר (כלומר האם הוא סופר פריטים בודדים, קבוצות של תריסר, בקבוקים, פחיות, קופסאות). בהקשר זה ראוי לחזור ולציין כי המסופון האלקטרוני מפחית טעויות. הואיל והתוכנה מכילה בתוכה את הגדרות הספירה, מצטמצמת האפשרות לבלבול בנוגע ליחידות הספירה.

לאחר הספירה - מצב של פערים

לאחר שהושלמה ספירת המלאי, יש להשוות בין תוצאות הספירה לבין נתוני מערכת ניהול המלאי. במידה וישנם פערים כלשהם  בספירת המלאי, יש לבצע ספירה מחודשת באזור בו התגלתה הסתירה. רצוי כי הדבר יתבצע ע"י צוות שונה. לשם כך ניתן להחליף בין הצוותים והאזורים השונים. רק משנתיישבו כל הסתירות מסתיימת  ספירת המלאי וניתן לחזור לפעילות שוטפת.

לסיכום

כאמור ניתן לבצע את ספירת המלאי ע"י העובדים הקבועים באופן ידני או ממוחשב. במקביל ניתן לרכוש שירות של ספירות מלאי.

אל תמהרו לבחור בפתרון הזול. זכרו: ספירת מלאי שנתית המתבצעת ללא מיומנות עלולה להאט את הפעילות העסקית ולפגוע ברווחיכם. לעומתה ספירה ממוכנת ויעילה המתבצעת בידיים מיומנות תוך מינימום זמן, מאפשרת התנהלות רציפה של העסק,  מספקת נתונים אמינים ומדויקים ולסיכום - חוסכת לכם כסף !!!

בהצלחה !

הכותב הנו מנכ"ל חברת נקסט-ליין מקבוצת איידינקסט, בעל תואר שני בהנדסת אלקטרוניקה מהטכניון בחיפה. בעל ניסיון של למעלה מ-30 שנה בתחום איסוף נתונים אוטומטי. www.next-line.co.il

הדפסשלח לחברהוסף תגובה  הדלק בהZרקור
לכתבות נוספות
ניהול קונפליקטים: צעד אחד קדימה-שניים אחורה, 10/01/2010
איך תהפוך את הארגון שלך מספק לשותף אסטרטגי של הלקוח?, 6/01/2010
טיפים להקמת עסק בחו"ל, 4/01/2010
כיצד מפתחים מאגר לקוחות פוטנציאליים?, 25/12/2009
טיפים להתנהלות כספית לקראת סוף שנת הכספים 2009, 21/12/2009
המקל והגזר בעסקים, 9/12/2009
השוק האמריקאי מראה סימני התאוששות, 29/11/2009
שילוב החינוך ליזמות כחלק אינטגראלי מהלימודים לתואר ראשון , 26/11/2009
ספירת מלאי 2009 – מדריך לבעל העסק, 12/11/2009
מהי מצוינות?, 12/11/2009
[1-5]  Previous Page 10 Next Page  [11-15]...[21-23]

אודות אקונומיסט

חדשות כלכלה

פורומים כלכלה

מאמרים כלכלה

לינקים נבחרים

מי אנחנו

כלכלה

הנהלת חשבונות

כלכלת משפחה

לימודי שוק ההון

חברי המערכת

שוק ההון

שירותי מחשוב

כלכלה

מחשבונים

פרסמו אצלנו

נדל"ן

דיני מקרקעין

שוק ההון

מידע פיננסי

תקנון האתר

פרסום ומדיה

משכנתא

פנסיה

רוטנברג עו"ד גירושין 

צור קשר

ספורט ובריאות

פנסיה

יזמות

עסקים קטנים

RSS

טכנולוגיה

ייעוץ מס

משכנתאות

פורקס

       
       

חדשות כלכלה, עסקים , שוק ההון, משכנתא אקונומיסט.

דרונט בניית אתרים
© כל הזכויות שמורות לפורטל כלכלה, עסקים אקונומיסט בע"מ.