חשב שכר הינו מקצוע חשוב ביותר בכל עסק ודורש מקצועיות רבה, דייקנות ואחריות. הסיבה לכך היא, שתחומי אחריותו של חשב השכר אינם רק לחישוב משכורות העובדים, אלא גם כוללים חישובי מיסים, תיאום מול רשויות המס ועמידה בלתי מתפשרת בדרישות החוק. ניהול השכר בעסק כולל את כל ההיבטים של יחסי עובד מעביד ומשפיע ישירות על שביעות הרצון והמוטיבציה של העובדים. כדי להסביר לנו את תפקידיו של חשב השכר בעסק ואת חשיבותו פנינו למומחי חברת אופל – משרד רואי חשבון לחברות, עוסק מורשה ולעוסק פטור – וביקשנו מהם הסבר מקצועי על הנושא.
מיהו חשב השכר בעסק?
חשב השכר בעסק אחראי על ניהול התחום הרחב של חישוב שכר העובדים בעסק, על כך שיקבלו את כל זכויותיהם הסוציאליות ואת ההטבות המגיעות להם וכן אחראי על ניהול התשלומים לרשויות המס השונות. זאת, תוך הקפדה מלאה על התקנות ועל חוקי העבודה המשתנים ומתעדכנים כל הזמן. מדי שנה נרשמים כ-6,000-8,000 תלמידים לקורסי הכשרה מקצועית בתחום חשבות שכר. כדי לקבל את התעודה המיוחלת של חשב השכר, על הסטודנטים ללמוד בקורס תחת פיקוח לשכת רואי החשבון ולעבור את הבחינה המסכמת עם ציון מינימלי של 60, כולל בחינה מעשית בציון של 60 לפחות.
לקריאת על שירותיו של חשב שכר בחברות בקרו באתר הרשמי של OPAL >>>
התחומים שבהם הוא עוסק – יחסי העבודה והשכר – הינם שני תחומים משמעותיים מאד בכל עסק, שיש להם השלכות על יחסי האמון עם העובדים ועל שביעות רצונם מהעבודה וכן השפעה על תדמית החברה בציבור ובפני הרשויות. חשוב לציין, שלחשב השכר יש גישה למידע אישי רגיש של כל עובד ולכן עליו לשמור על דיסקרטיות מלאה ועל תקנות הגנת הפרטיות.
תחומי אחריותו של חשב השכר
רכיבי שכר ותלושי שכר – כל מה שקשור לחישוב שכר העובדים
תלוש השכר של העובד הינו אחד הדברים המשמעותיים והרגישים ביותר עבורו ומשפיע ישירות על איכות חייו. לכן, חשוב שחשב השכר יבצע את עבודתו בדיוק רב ובמקצועיות גבוהה, בהתאם לנתוני העובד וכמובן בהתאם לקביעות החוק.
שכר העובד נקבע על בסיס שעות העבודה שלו (ושעות נוספות במידה ועבד), חישוב ימי חופשה ומחלה המגיעים לו, דמי נסיעות, הבראה, החזרי הוצאות, בונוסים וכדו'. מתשלומים אלו מנכה חשב השכר מס הכנסה, ביטוח לאומי ומס בריאות וכן הורדות לקופות גמל, החזרי הלוואות וכדו'.
באחריותו של חשב השכר שרכיבי השכר, הניכויים וכן יתרות החופשה, המחלה וההורדות לפנסיה יוצגו בצורה ברורה וקלה להבנה ושהחישובים יהיו מדויקים וללא טעויות.
זכויות ודיני עבודה – מעקב שוטף אחרי חוקים ותקנות משתנים
חשב השכר חייב להיות מעודכן כל הזמן בשינויים החלים בזכויות העובדים וכן בעדכוני חקיקה, בנושאים כגון: ערך שכר המינימום, נקודות זיכוי חדשות במס, שינויים בזכויות העובדים הזמניים או אלו העובדים לפי שעה, תקנות לגבי חופשת לידה או שירות מילואים וכדו'. במידה ועובד לא מקבל את זכויותיו הוא רשאי לתבוע את המעסיק.
חישובים ותיאומים – ניהול הטבות והפרשות סוציאליות
לפי הוראת החוק ובהתאם לסיכומיו של כל עובד עם מקום העבודה, כל מעסיק חייב לנכות ממשכורת העובדים הפרשות כספים לפנסיה, לקרן השתלמות, ביטוח מנהלים וכדו'.
חשב השכר חייב לוודא שהפרשות אלו מועברות לגופים המתאימים בזמן ומתועדות בתלוש השכר של העובד.
כתובת אמינה ומקצועית למנהלים ולעובדים
בכל בעיה או שאלה הקשורים לשכר, לניכויים ולזכויות העובדים, חשב השכר מהווה כתובת לפניות העובדים, מסייע בפתרון בעיות בנושאי שכר בין העובד להנהלה, למחלקת משאבי אנוש או לרשויות.
דיווחים לרשויות המס
דיווחים חודשיים לביטוח לאומי על שכר העובדים, ניכויים והעברות כספים למס הכנסה ולמע"מ במועדים המוגדרים ע"פ החוק, דוחות שנתיים, טפסי 106 של העובדים (על שכר וניכויים) וכדו'.
קליטת עובד חדש/סיום העסקה
קליטת עובדים חדשים במערכת ופתיחת כרטיס העובד במערכת השכר: מילוי טופס 101 ע"י העובד (פרטים אישיים), בדיקת נקודות זיכוי, קביעת אחוזי ניכוי, הפרשות, קופות פנסיה וקרן השתלמות וכדו'.
סיום העסקה בעקבות התפטרות העובד, פיטורים יזומים של ההנהלה או יציאה לפנסיה. במצבים אלו, חשב השכר מטפל בכל ההיבטים הכספיים והמשפטיים של סיום העסקת העובד: חישוב גובה פיצויי הפיטורין, סיכום ימי חופש ומחלה המגיעים לו, דיווח לקופות הפנסיה השונות ועוד.
אז מהי תרומתו של חשב השכר לייעול ניהול השכר בעסק?
מניעת טעויות וחיסכון כספי
חשב שכר מקצועי מבצע את חישובי השכר בצורה אמינה, דייקנית, מסודרת ובהתאמה מלאה לדרישות החוק. בנוסף, הוא מתעדכן באופן שוטף בשינויים בחוקים ובתקנות בתחום השכר.
בעקבות כך, הוא מייעל את העבודה בעסק, חוסך כסף על תשלומים מיותרים לעובדים ומונע קבלת קנסות מרשויות המס השונות.
שימוש בתוכנות שכר מתקדמות (לדוגמה: מיכפל, שקלולית, ריווחית וכדו')
שימוש בתוכנות שכר אלו ואחרות משפרות את התהליכים האדמיניסטרטיביים ומביאות לחיסכון זמן ניכר ויעילות רבה יותר, משום שהעבודה אינה נעשית באופן ידני, אלא ממוחשב.
לקריאת מאמרים מקצועיים נוספים בקרו במדור עסקים >>>
ניהול תשלומים מדויק, מקצועי ואחראי
חשב השכר דואג לכך שיתבצע תיעוד מלא ודיווחים תקניים של כל נתוני השכר בעסק, חישובי ההפרשות לפנסיה, כספים המועברים לקרנות השתלמות וכדו'. כל אלו מתבצעים בצורה מדויקת ומוסדרת כל חודש. בשל כך, במידה והעסק עובר בדיקת פתע ע"י רשויות המס לא מתעוררת כל בעיה. כמו כן, העובדים מרגישים שבעי רצון על העמידה בהסכמי השכר שלהם ולא מוגשות תביעות משפטיות נגד העסק.
השפעה ישירה על המוטיבציה של העובדים
עבודה יעילה ותקינה של חשב השכר ותשלום המשכורות בזמן וללא טעויות מעלה את המוטיבציה של העובדים להשקיע בעבודתם ותורמת רבות לשיפור יחסי העבודה בין העובדים למעביד, משום שהם יודעים שיקבלו את המגיע להם במלואו ובזמן.
תמיכה במנהלים בקבלת החלטות כלכליות ועסקיות
העסק מנוהל בצורה יעילה גם בהיבט, שהמנהלים יכולים להתבסס על המידע האמין של חשב השכר כשהם עומדים בפני החלטות פיננסיות חשובות, כגון: גיוס כוח אדם נוסף, הצעת בונוסים לעובדים מצטיינים או לחילופין קיצוצים בכוח אדם. הם יכולים לקבל מחשב השכר דוחות שכר המחולקים לפי מחלקות, נתונים על חלקו של שכר העובדים כחלק מתקציב העסק וכן לבצע תחזיות של עלויות העסקת עובדים בעתיד.
